Privacybeleid

Welkom bij het privacybeleid van Inuka

Bij Inuka zijn we geobsedeerd door de bescherming van uw privacy

Bijgewerkt op 24 april 2025.

Dit Privacybeleid is bedoeld om u te helpen begrijpen welke informatie we verzamelen, waarom we deze verzamelen en hoe u uw informatie kunt bijwerken, beheren en verwijderen.

In een notendop:

• We bieden een coachingservice die via chat of via videocall kan verlopen.
• Om gebruik te kunnen maken van onze diensten, meld je je aan op ons platform. Als je dat doet, moeten we een aantal van je gegevens verwerken. Als je bijvoorbeeld je e-mailadres invult, moeten we dat opslaan op onze servers zodat je je opnieuw kunt aanmelden met dat e-mailadres. Dat is een voorbeeld van het verwerken van uw gegevens.
• Wanneer u zich aanmeldt, vragen we uw toestemming om uw gegevens te verwerken.
• We beschermen je gegevens tegen alles en iedereen (inclusief onszelf) die ze niet hoeft te zien.
• We controleren en herbekijken voortdurend alle preventieve maatregelen die we hebben genomen om uw gegevens te beschermen.
• We zijn eerlijk en transparant over onze activiteiten met betrekking tot uw gegevens.
• Wij zorgen ervoor dat je volledige controle hebt over je gegevens, ongeacht in welk land je woont (power to the people!).
• We kiezen onze vrienden verstandig uit en zorgen ervoor dat ze dezelfde normen voor privacybescherming hanteren .
• We hebben een onafhankelijke functionaris voor gegevensbescherming aangesteld om onafhankelijke, hoogwaardige en gespecialiseerde ondersteuning te garanderen . U kunt met al uw vragen rechtstreeks contact met hem opnemen op privacy@inukacoaching.com.

Inleiding

Je bent hier omdat je geeft om je Privacy en je wilt weten wat Inuka doet met jouw persoonlijke gegevens. We hebben al iets gemeen, want zoals gezegd zijn we bij Inuka geobsedeerd door de bescherming van uw privacy, en we willen u graag informeren over hoe we de dingen hier doen.

Identiteit

Laten we eerst zeggen wie we zijn. Dat zijn we:

• Inukacare B.V. (Nederland / wereldwijde activiteiten)
• Mental wellbeing Company ltd (Keniaanse / Afrikaanse activiteiten)
• Stichting Inuka (non-profit activiteiten)

Ze zijn allemaal te bereiken op inukacares@inukacoaching.com of Rapsodieplantsoen 11, 1312EJ Almere, Nederland.

Dochterondernemingen van –
Inuka B.V. (Nederland)
Rapsodieplantsoen 11,
1312EJ Almere,
Nederland.

Jouw gegevens worden verwerkt door onze holding en mogelijk ook door onze dochterondernemingen. Als je in de EU gevestigd bent, worden jouw gegevens niet verwerkt door Mental Wellbeing Company, onze dochteronderneming in Afrika.

Contactgegevens

Als je vragen voor ons hebt, kun je ons altijd bereiken op: inukacares@inukacoaching.com

Als u specifieke vragen hebt over privacy, uw rechten als betrokkene of als u rechtstreeks contact wilt opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming, kunt u een e-mail sturen naar: privacy@inukacoaching.com.

Wat doet Inuka?

Inuka, een B-corporation, heeft als missie om iedereen vooruit te helpen door toegang te bieden tot een Inuka coach die echt het verschil maakt. Ongeacht functie of niveau, een Inuka coach maakt uitdagingen inzichtelijk en pakt ze samen met jou aan in korte, krachtige stappen. Dit versterkt je veerkracht, helpt je beter te functioneren en stimuleert persoonlijke groei.

We bieden een coachingsplatform waar je voor elk type probleem ondersteuning kunt vragen aan onze Inuka coaches. Dit betekent dat er gevoelige onderwerpen kunnen zijn die je met onze coaches wilt bespreken – wij begrijpen dit en vertellen je graag dat je deze veilig met ons kunt bespreken.

Wij bieden je anonieme coaching, in de zin dat onze coaches en het kwaliteitsteam van de coaching je alleen zullen kennen aan de hand van je gebruikersnaam. Ze zullen geen identificeerbare informatie over jou kennen (je naam, telefoonnummer, e-mailadres, werkplek,…) tenzij je het hen vertelt. Onze coaches en het kwaliteitscontroleteam kennen alleen de gevoelige informatie die je deelt onder je gebruikersnaam (zelfscanresultaten, coachinggesprekken,…) om je coaching aan te bieden. Onze ondersteunende medewerkers, zoals de klantenservice, kennen op hun beurt geen gevoelige informatie over jou, maar alleen je persoonlijke gegevens, om je te helpen als je bijvoorbeeld een probleem hebt met inloggen of het vinden van een coach. Op deze manier verlagen we voor iedereen de drempel om ondersteuning te vinden op het gebied van mentaal welzijn.

We werken ook samen met universiteiten en onderzoeksinstituten om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de coaching op peil blijft, om uit te zoeken of we onze coaching nog verder kunnen verbeteren en of onze methode nuttig kan zijn voor groepen mensen waar we nog niet eerder aan gedacht hadden.

Hoe komen we aan uw persoonlijke gegevens?

Over het algemeen verkrijgen wij uw persoonlijke gegevens omdat u zich via ons platform hebt aangemeld, en alle persoonlijke gegevens die wij ontvangen worden rechtstreeks door u, de gebruiker, verstrekt.

Soms vragen onze klanten ons om hun medewerkers rechtstreeks te e-mailen en geven ze ons daarvoor de e-mailadressen van hun medewerkers. Als dit het geval is, stellen we je hiervan op de hoogte in de eerste e-mail die we versturen en kun je je met één klik op de knop afmelden voor elke e-mail die we je sturen.

Welke persoonsgegevens verzamelt Inuka?

Over chatten met Inuka en anonimiteit.

Simpel gezegd gaan ‘Persoonlijke informatie’ en ‘Gevoelige informatie’ zoals gezondheidsgerelateerde gegevens in de tabel niet samen. Dit is hoe we je anonimiteit garanderen, door al onze gegevensstromen te pseudonimiseren. Je gegevens worden gepseudonimiseerd omdat er maar heel weinig mensen bij Inuka zijn die de specifieke persoon aan het transcript kunnen koppelen. We koppelen Persoonlijk en Gevoelig alleen in extreme gevallen, stellen je hiervan op de hoogte en altijd met het doel om je te helpen.

Cookies

Voor informatie over het gebruik van cookies door Inuka verwijzen wij u naar onze aparte cookieverklaring.

Waarom gebruiken we uw persoonlijke gegevens?

We zijn eerlijk en transparant over wat we met je persoonlijke gegevens doen. We gebruiken jouw gegevens om je te helpen via ons Inuka platform. Via dit platform verstrek je ons persoonlijke gegevens die onze coaches gebruiken om je te helpen met problemen die je ervaart op het gebied van je welzijn, stressniveau, angstniveau en algemene gemoedstoestand. En natuurlijk is iedereen in ons team getraind om precies te weten hoe we met jouw gegevens moeten omgaan. We volgen protocollen telkens wanneer we gevoelige of persoonlijke gegevens behandelen; we behandelen alleen de gegevens die relevant zijn voor ons werk en we laten geen gegevens achter.

Met wie delen we uw persoonlijke gegevens?

Wanneer we gebruik maken van de expertise van derden om ons te helpen bij het faciliteren van het Inuka platform, kiezen we alleen voor bedrijven en entiteiten met de hoogste standaard op het gebied van gegevensbescherming. Deze diensten zijn bijvoorbeeld onze cloudserver of ons klantenserviceplatform. We zorgen ervoor dat deze derde partijen alleen de absolute basisgegevens verwerken die nodig zijn voor een soepele dienstverlening. We verkopen je gegevens nooit.

Met alle partijen die we nodig hebben om je onze Inuka service te kunnen bieden, sluiten we gegevensbeschermingsovereenkomsten waarin we de hoogste normen voor gegevensbescherming overeenkomen.

Samenwerkingen

Wanneer we samenwerken met derden en je hebt geen expliciete toestemming gegeven om persoonlijke gegevens met hen te delen, verstrekken we hen alleen volledig anonieme gegevens. Dit betekent gegevens die op geen enkele manier naar jou terug te leiden zijn. Voorbeelden van deze samenwerkingen zijn AMREF, die onze coaches in Kenia trainen, of wanneer we samenwerken met universiteiten.

Speciale samenwerking: DELA

Als je Inuka bereikt via DELA en we hebben je uitdrukkelijke toestemming om dat te doen, kan Inuka je telefoonnummer delen met DELA voor kwaliteitscontrole.

Onze mensen

Onze SuperCoaches controleren onze Coaches actief en krijgen advies van therapeuten om de kwaliteit van de Coaching te verbeteren. Ons kwaliteitscontrolesysteem voor Coaches zorgt ervoor dat we iedereen consistente ondersteuning van hoge kwaliteit kunnen bieden en dat onze Coaches tot in de puntjes zijn opgeleid. Coaches en SuperCoaches weten niet wie er achter de chatgesprekken zit, tenzij jij het hen vertelt.

Werkgevers

Wanneer onze klant uw werkgever is, kunnen we geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens met hen delen – deze gegevens zijn niet tot u herleidbaar. Als er bijvoorbeeld 100 werknemers in het bedrijf zijn, mag Inuka met de werkgever delen dat 60% veerkrachtig is, 30% risico loopt en 10% het moeilijk heeft, zonder bekend te maken wie wie is. Dit overzicht is dus niet naar jou te herleiden. We hebben een minimale groepsgrootte van 20 personen nodig voordat we deze cijfers rapporteren aan de werkgever, en ronden de cijfers passend af zodat het onmogelijk blijft om te herleiden naar individuen. Jouw individuele gegevens worden nooit gedeeld met je werkgever, of dat nu je naam, displaynaam, e-mailadres, chattranscript, welzijnstestresultaten… niets daarvan wordt gedeeld met de werkgever.

Merk echter op dat als je werkgever het gebruik van single-sign-on (SSO) afdwingt, dat hij dan in theorie kan zien dat je een account hebt aangemaakt bij Inuka en wanneer je op dat account inlogt. Het is eenvoudig om te weten of je werkgever SSO afdwingt: als je verplicht bent om bij Inuka in te loggen of je te registreren met je e-mailadres en wachtwoord van het bedrijf, dan wordt SSO afgedwongen.

Het doel van het geaggregeerde, anonieme overzicht is dat de werkgever actie kan ondernemen om het welzijn van zijn werknemers als groep te verbeteren. Het zorgt ervoor dat de diensten van Inuka een positieve bijdrage leveren aan het algehele welzijn op uw werkplek.

Noodgevallen

Het vrijgeven van gevoelige informatie aan lokale autoriteiten zonder jouw toestemming, zoals gedefinieerd in Artikel 9.1 van de Europese GDPR-wet, zal alleen gebeuren in gevallen waarin de betrokken Coach, SuperCoach of Quality Manager reden heeft om aan te nemen dat je betrokken bent bij criminele activiteiten of de intentie hebt om dat te doen. Voordat we contact opnemen met de autoriteiten, overleggen we met een professional op het gebied van geestelijke gezondheid. Je wordt altijd op de hoogte gesteld van een dergelijke onthulling.

Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

We bewaren je persoonlijke gegevens alleen zolang je gebruik maakt van onze dienst, het Inuka platform. Wanneer je het Inuka platform een jaar niet hebt gebruikt, vragen we je of je de dienst wilt blijven gebruiken en zo niet, dan worden je gegevens geanonimiseerd, wat betekent dat het geen persoonsgegevens meer zijn. Dit betekent dat alle persoonlijke identificaties worden verwijderd of vervangen door algemene woorden. Er is geen geheim codeboek om de informatie terug te ontcijferen naar de oorspronkelijke staat. Als je wilt dat je account wordt verwijderd en niet wilt dat die gegevens worden opgeslagen, stuur dan een e-mail naar privacy@inukacoaching.com met je weergavenaam en wij zorgen ervoor dat zelfs die gegevens worden verwijderd!

Hoe beveiligen we uw persoonlijke gegevens?

Er zijn een paar kwajongens die toegang willen tot de gegevens, maar maak je geen zorgen, wij zijn voorbereid. Onze app is gebouwd met een waterdicht beveiligingssysteem:

• Encryptie van alle gegevensstromen
• Bedrijf VPN beperkte toegang tot backend voor ontwikkelaars zonder directe verbinding van gevoelige gegevens met het internet.
• Databaseversleuteling
• Dubbele authenticatie voor werknemers
• Rolgebaseerde gebruikerstoegang voor werknemers
• Auditlogs voor gebruikers die toegang hebben tot gevoelige gegevens
• We gebruiken cloudservers die state of the art zijn

Alles wat op onze servers wordt opgeslagen, is versleuteld. We vragen alle werknemers om hun gegevens alleen op onze beveiligde servers op te slaan, niet op hun apparaten, wat betekent dat als een van onze werknemers zijn apparaat verliest, het apparaat meestal geen datalek veroorzaakt.

Onze chatsessies

Je weet hoe we je chatinhoud anoniem houden; het is ook aan jou om te helpen dit te handhaven. Als je onbekend wilt blijven bij je coach en ons kwaliteitscontroleteam, deel dan geen gedetailleerde persoonlijke informatie in je sessies. Het is jouw verantwoordelijkheid om je anonimiteit te beschermen door geen persoonlijke informatie te delen in de chats – wij doen ons uiterste best om de rest te doen. We hebben dit in de Servicevoorwaarden gezet om ervoor te zorgen dat je je echt aan de belofte houdt.

Onze video/audiosessies

We slaan geen video of audio van de videosessies op. Houd er rekening mee dat (video)bellen niet anoniem kan.

We starten automatisch videosessie transcripties, zodat je kunt teruglezen wat jij en de coach tegen elkaar hebben gezegd. Je kunt de coach vragen om dat uit te schakelen als je dat liever doet.

Welke rechten kunt u uitoefenen met betrekking tot uw persoonlijke gegevens?

Zodra we met jouw gegevens omgaan, krijg je een aantal geweldige rechten!

1. Het recht op toegang: U hebt het recht om te weten welke persoonlijke gegevens worden verwerkt, door wie, waarom en of de gegevens worden getransporteerd of gedeeld met anderen.
2. Het recht op rectificatie: U kunt onjuiste persoonlijke gegevens corrigeren, meer persoonlijke gegevens toevoegen wanneer informatie onvolledig is en u hebt het recht om geïnformeerd te worden over de voortgang van dit rectificatieproces.
3. Het recht om te worden vergeten: Jij hebt de controle over je persoonlijke gegevens; je kunt altijd verzoeken om het wissen van al je gegevens zolang je een account hebt bij Inuka.
4. Het recht op beperking van de verwerking: U kunt verzoeken om (een deel van) uw gegevens niet te verwerken, bijvoorbeeld gedurende de tijd dat onjuiste gegevens worden gecorrigeerd.
5. Het recht op kennisgeving: U hebt altijd het recht om op de hoogte te worden gesteld wanneer de voorwaarden met betrekking tot uw persoonlijke gegevens wijzigen, in het bijzonder wanneer de gegevens zullen worden gecorrigeerd of gewist, of wanneer zich een andere onvoorziene situatie voordoet.
6. Het recht om bezwaar te maken: U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens.
7. Het recht op overdraagbaarheid: U kunt een kopie opvragen van al uw persoonsgegevens die door Inuka worden verwerkt.
8. Het recht op opslagbeperking: We streven er altijd naar om zo min mogelijk persoonlijke gegevens op te slaan; je hebt het recht om te verwachten dat je persoonlijke gegevens niet langer worden opgeslagen dan redelijk is voor het doel waarvoor ze dienen. De standaardduur van de opslag is 12 maanden nadat je voor het laatst hebt ingelogd.

Nadat je 1 jaar lang je account niet actief hebt gebruikt, anonimiseren we de gegevens en slaan we ze op onze servers op, waarna we je account en je persoonlijke gegevens verwijderen. Als je persoonlijke identificeerbare informatie deelt tijdens de chats, geen probleem, we zullen die informatie vervangen door willekeurige informatie wanneer we je gegevens anonimiseren. Als je bijvoorbeeld vertelt waar je werkt, vervangen we dat woord door “Bedrijf XYZ”. We slaan geen informatie op waarmee we kunnen ontcijferen wat “Bedrijf XYZ” betekent. Omdat je gegevens anoniem zijn kunnen we ze niet meer opvragen, dus maak gebruik van je rechten als je een actieve gebruiker van Inuka bent.

U kunt contact met ons opnemen over het uitoefenen van deze rechten door een e-mail te sturen naar privacy@inukacoaching.com. Als u dit doet, komt u in contact met ons privacyteam en onze functionaris voor gegevensbescherming, die u direct zullen helpen. Om te controleren of de gegevens die u wilt wijzigen bij u horen, kunnen zij u om aanvullende informatie vragen. U ontvangt een bevestiging van uw verzoek per e-mail en we streven ernaar om binnen 30 dagen na verzending van het verzoek op uw verzoek te reageren. Soms neemt de uitvoering van een verzoek meer tijd in beslag, in dat geval kunnen we tot 60 dagen nodig hebben om op je verzoek te reageren, maar we zullen je binnen 30 dagen na je verzoek op de hoogte stellen wanneer dat gebeurt, beloofd!

Gegevens kinderen

Ons Inuka platform is niet gestructureerd om kinderen aan te trekken. Personen jonger dan 18 jaar mogen het Inuka Platform niet betreden. We verzamelen, bewaren of verwerken dan ook geen persoonlijke gegevens van personen waarvan we weten dat ze jonger zijn dan 18 jaar.

Wat kunt u doen als u klachten hebt over de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens gebruiken?

Als u vragen of klachten hebt over de manier waarop wij met uw persoonlijke gegevens omgaan, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via privacy@inukacoaching.com. Wij zullen u helpen met al uw vragen en/of klachten.

Als je een formele klacht wilt indienen bij het College Bescherming Persoonsgegevens over Inuka dan kan dat via deze pagina: Klacht indienen Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in dit beleid

Wanneer we belangrijke wijzigingen aanbrengen in het privacybeleid, plaatsen we hier een nieuwe versie van ons privacybeleid, met een nieuw versienummer en een nieuwe datum. Je kunt het versienummer en de updategegevens bovenaan dit privacybeleid zien. We raden je aan om het van tijd tot tijd te controleren!

En natuurlijk kunt u altijd rechtstreeks contact met ons opnemen als u vragen hebt op inukacares@inukacoaching.comof als je graag direct contact hebt met een absoluut geweldige privacy-geobsedeerde goeroe – en tevens onze onafhankelijke functionaris voor gegevensbescherming – kun je contact opnemen met privacy@inukacoaching.com waar Michael voor je klaarstaat!

Al onze liefde,
Het Inuka Team